Rejoignez une collectivité dynamique et engagée au service de 1,2 million d'Héraultais·es ! Chaque jour, le Département œuvre pour améliorer la qualité de vie sur son territoire. De l'action sociale à l'éducation, en passant par l'environnement et l'aménagement du territoire, nos missions variées offrent une richesse d'opportunités professionnelles dans tout le département. Notre politique en ressources humaines privilégie l'accompagnement de chaque agent·e dans son évolution grâce à un suivi personnalisé et des actions dédiées au développement des compétences. Rejoignez une équipe solidaire et investie, qui agit au plus près des besoins des héraultais·es.

Ici, on œuvre ensemble pour Hérault solidaire et écologique !

Le Département recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) mutualisé(e) rigoureux(se) et organisé(e) pour renforcer ses équipes. Vous jouerez un rôle central de coordination et de soutien administratif des Services Paiement Personnes Handicapées (PH) et Personnes Âgées (PA), deux piliers essentiels de la Maison Départementale de l'Autonomie (MDA).

Vos Contributions Clés :

Sous l'autorité du Chef de Service, vous assurez la fluidité des opérations et la gestion administrative quotidienne :

Soutien Administratif & Comptable : Assister les Chefs de Service dans la gestion administrative et comptable générale (hors paiement direct des prestations).
Coordination & Transversalité : Coordonner les informations avec les autres services du Département et les partenaires pour le traitement des dossiers complexes (PCH, APA, ACTP).
Organisation et Outils : Élaborer et optimiser les outils de suivi et les procédures (tableaux de bord, statistiques) en utilisant votre maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Power Point).
Communication & Rédaction : Rédiger et diffuser les notes, comptes rendus de réunion et courriers officiels destinés aux usagers et partenaires.
Gestion des Ressources : Contribuer à la gestion administrative et logistique des moyens alloués aux services (RH, matériel).

Activités détaillées du poste

Soutien à la Gestion Administrative et Financière :
Assiste le/la chef(fe) de service dans ses missions de gestion administrative et comptable (hors paiement direct des prestations, préparation du budget et suivi budgétaire et comptable).
Intervient en soutien de l'équipe dans les missions de gestion administrative et comptable du service.
Assure les tâches relevant de la gestion des moyens alloués au service.
Pilotage et Outils de Suivi :
Élabore, optimise et met en œuvre les outils et procédures liés au bon fonctionnement de service, en appui sur les logiciels spécifiques (tableur Excel, power point, Xmind, etc.).
Assure la tenue des tableaux de bord enregistrant la répartition, la traçabilité des interventions de service ainsi que la saisie de données à visée statistiques.
Communication et Rédaction :
Rédige et diffuse les notes et comptes rendus de réunion du service ainsi que les courriers réponses aux usagers et partenaires du service.
Assure la circulation de l'information tant au sein de la Maison de l'Autonomie qu'à destination du partenariat.
Gestion des Dossiers Complexes et Transversalité :
Travaille en transversalité avec la Maison départementale de l'Autonomie sur les droits ouverts à la PCH et à l'ACTP, à l’Allocation Personnalisée à l’Autonomie (APA) et aux prestations d’aide sociales à domicile PA et PH.
Assiste les chefs de services dans le traitement des dossiers complexes, dans la mise en place et le suivi des dispositifs spécifiques en tenant compte du cadre juridique.

Vous êtes notre candidat(e) idéal(e) si vous faites preuve d'une grande rigueur, d'un sens aigu de l'organisation et d'une forte capacité d'adaptation pour évoluer entre deux services stratégiques.

Compétences techniques : Excellente maîtrise des outils bureautiques, capacité à tenir des tableaux de bord et connaissance des règles administratives, budgétaires et comptables de base.
Qualités Humaines : Esprit d'équipe, Initiative, Réactivité et Sens de la Confidentialité sont indispensables.
Conditions d'Exercice : Travail sur écran et contact régulier avec le public/partenaires.

- Assiste le/la chef(fe) de service dans ses missions de gestion administrative et comptable (hors paiement direct des prestations, préparation du budget et suivi budgétaire et comptable)
- Intervient en soutien de l'équipe dans les missions de gestion administrative et comptable du service…
- Elabore, optimise et met en œuvre les outils et procédures liés au bon fonctionnement de service, en appui sur les logiciels spécifiques (tableur Excel, power point, Xmind, etc.)
- Assure la tenue des tableaux de bord enregistrant la répartition, la traçabilité des interventions de service ainsi que la saisie de données à visée statistiques
- Rédige et diffuse les notes et comptes rendus de réunion du service ainsi que les courriers réponses aux usagers et partenaires du service
- Assure les tâches relevant de la gestion des moyens alloués au service
- Travaille en transversalité avec la Maison départementale de l'autonomie sur les droits ouverts à la PCH et à l'ACTP à l’Allocation Personnalisée à l’Autonomie et aux prestations d’aide sociales à domicile PA et PH
- Assure la circulation de l'information tant au sein de la maison de l'autonomie qu'à destination du partenariat
- Assiste les chefs de services dans la gestion administrative et logistique des ressources humaines (plannings, gestion et suivi de l'effectif, gestion des besoins matériels)

Respecter la charte graphique
Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
Technique(s) du domaine d'intervention
Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
Organisation et fonctionnement du Département
Utiliser les techniques du domaine d'intervention
Constituer et suivre des dossiers administratifs
Utiliser les logiciels de bureautique
Adaptation (Capacité d')
Communication (Aptitude à la)
Confidentialité (Sens de la)
Disponibilité
Organisation (Sens de l')
Rigueur
Qualité : démarche, méthodes, outils
Dispositif(s) du domaine d'intervention
Données du territoire d'intervention
Comptabilité analytique
Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
Règles budgétaires et comptables
Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
Appliquer la réglementation
Tenir des tableaux de bord
Appliquer les procédures qualité
Répondre aux besoins des usagers
Transmettre l'information
Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
Esprit d'équipe
Initiative (Esprit d')
Réactivité
Synthèse (Esprit de)

Poste à temps plein.

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels sur les grades de rédacteur, catégorie B, filière administrative.

Choix du rythme de travail (35h, 38h ou 41h ouvrant droit à des RTT) dans le respect de la réglementation des 1607h, permettant de concilier vie professionnelle et personnelle.

Mutuelle et complémentaire santé avec participation employeur.

Amicale34 vous offrant un large choix de réductions sur les loisirs (voyages, spectacles, évènements sportifs, etc).

https://herault.fr

Le Département de l'Hérault compte 50 conseiller·ères départementaux·ales élu·es pour représenter les 25 cantons du territoire. Cette collectivité territoriale de proximité permet d'être au plus près des besoins des 1,2 million d'Héraultais·es.

Elle mobilise 5 600 agents dans plus de 120 métiers différents, déployés sur l'ensemble d'un territoire riche et diversifié. Nous intervenons dans des domaines essentiels du quotidien, notamment les solidarités, l’éducation, l’aménagement du territoire, l’environnement…

En rejoignant nos équipes, vous participez à un service public porteur de sens, où l'engagement collectif est valorisé. Pour en savoir plus : https://herault.fr/276-emplois-et-stages-du-departement.htm

La priorité sera donnée aux agents titulaires du CD34 en poste depuis plus 3 ans et aux agents contractuels également en poste depuis plus de 3 ans.

Puis, aux agents titulaire du CD34 en poste depuis moins de 3 ans (sous réserve de l’avis favorable de la hiérarchie), et aux agents contractuels en poste depuis moins de 3 ans également, en référence à la charte de mobilité.

Merci d'adresser votre dossier de candidature, en joignant les documents suivants : CV détaillé, lettre de motivation.

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap par l’application de l’article 352-4 du Code Général de la Fonction Publique. Recrutement également possible en CDD jusqu’à 3 ans renouvelable une fois pour les contractuels (non titulaires d’un concours de la Fonction Publique).