Rejoignez une collectivité dynamique et engagée au service de 1,2 million d'Héraultais·es !
Chaque jour, le Département oeuvre pour améliorer la qualité de vie sur son territoire. De l'action sociale à l'éducation, en passant par l'environnement et l'aménagement du territoire, nos missions variées offrent une richesse d'opportunités professionnelles dans tout le département. Notre politique en ressources humaines privilégie l'accompagnement de chaque agent·e dans son évolution grâce à un suivi personnalisé et des actions dédiées au
développement des compétences. Rejoignez une équipe solidaire et investie, qui agit au plus près des besoins des héraultais·es.
Ici, on oeuvre ensemble pour Hérault solidaire et écologique !

Au sein de la Direction administrative et financière de la Direction générale adjointe Collèges Culture Sports, vous assurerez un rôle central d’appui auprès de la directrice et des deux chef.fes de service. Vous contribuerez à la coordination générale de la Direction, au suivi de ses activités transversales et à la sécurisation de ses procédures administratives et comptables.
Véritable personne ressource, relais administratif essentiel entre la DGA, les pôles et la direction, vous ferez partie intégrante de l’équipe de direction et serez amené.e à travailler en lien étroit avec les agents de la Direction. Votre polyvalence, votre agilité, votre maîtrise des outils numériques, votre rigueur et vos qualités relationnelles vous permettront de gérer des missions variées, de faciliter l’échange d’informations et de contribuer au bon fonctionnement de la Direction.

Vos missions :

Assurer un appui administratif et organisationnel à la Direction

• Accompagner la directrice et les chef.fes de service dans la gestion quotidienne de leurs activités et le suivi des dossiers transversaux
• Vérifier la complétude et la cohérence des parapheurs sortants afin de sécuriser les procédures et les documents soumis à validation
• Organiser les réunions stratégiques et transversales et en rédiger les comptes rendus
• Représenter l’équipe de direction lors de réunions, d’instances ou sur des dossiers spécifiques
• Assurer le suivi de dossiers transversaux ou sensibles et réaliser une veille réglementaire en fonction des besoins
• Assurer l’intérim de l’assistante de la Direction générale adjointe (DGA) en cas d’absence

Assurer le suivi administratif et comptable des activités

• Apporter un appui administratif et comptable à la gestion des contrats de prestations et de cession de droits d’auteur liés aux activités culturelles en mobilisant son expérience du logiciel GDA
• Gérer en binôme avec les régisseurs principal et suppléant, la régie de recettes du site Pierresvives, notamment pour la braderie du livre et les recettes liées aux activités des Archives en assurant la collecte et le traitement comptable des espèces et des chèques
• Contrôler et suivre les tableaux de bord de la commande publique de la DGA
• Gérer et actualiser la base de pilotage des tiers conventionnés

Coordonner les moyens et le fonctionnement de la Direction

• Organiser et coordonner les moyens nécessaires au bon fonctionnement de la DAF : fournitures, matériels informatiques, réservation de salles et gestion des rendez-vous des cadres
• Assurer la gestion, le contrôle et l’archivage des courrier
• Participer à l’accueil mutualisé du bâtiment (Rue Serge Lifar)
• Assurer le suivi administratif des ressources et des outils
• Gérer et contrôler le temps de travail des agents de la DAF, en lien avec les cheffes de service : suivi dans le logiciel Chronos

Vos atouts

• Une expérience confirmée en assistance de direction ou dans des fonctions administratives polyvalentes
• De sérieuses connaissances budgétaires et comptables avec une expérience significative dans le domaine,
• Une excellente maîtrise des outils numériques et une réelle agilité dans l’utilisation de logiciels administratifs et comptables : GDA, Coxinel, Chronos, AirsDélib, Ecosign…
• De solides capacités d’organisation, de coordination et de gestion des priorités.
• De la rigueur, de la fiabilité et un sens aigu de la confidentialité et de la discrétion professionnelle,
• D’excellentes qualités relationnelles, un sens de la communication et une capacité à travailler en équipe avec des interlocuteurs variés
• De l’autonomie, de la réactivité et une capacité à s’adapter aux besoins de la Direction.

• Poste à temps plein
• Le poste nécessite une disponibilité renforcée lors des périodes de forte activité, notamment pendant la préparation et la clôture budgétaires, les sessions départementales et les périodes d’absence de l’assistante de la DGA.
• Chiffres clefs : 50 dossiers / 90 rapports en session
• Télétravail possible
• Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels sur le cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux, catégorie B, filière administrative.
• Choix du rythme de travail (35h, 38h38 ou 41h ouvrant droit à des RTT) dans le respect de la réglementation des 1607h, permettant de concilier vie professionnelle et personnelle.
• Mutuelle et complémentaire santé avec participation employeur.
• Amicale34 vous offrant un large choix de réductions sur les loisirs (voyages, spectacles, événements sportifs etc).

https://herault.fr/

Le Département de l'Hérault compte 50 conseiller·ères départementaux·ales élu·es pour représenter les 25 cantons du territoire. Cette collectivité territoriale de proximité permet d'être au plus près des besoins des 1,2 million d'Héraultais·es.
Elle mobilise 5 600 agents dans plus de 120 métiers différents, déployés sur l'ensemble d'un territoire riche et diversifié. Nous intervenons dans des domaines essentiels du quotidien, notamment les solidarités, l’éducation, l’aménagement du territoire, l’environnement…
En rejoignant nos équipes, vous participez à un service public porteur de sens, où l'engagement collectif est valorisé.
Pour en savoir plus : Recrutements, stages, services civiques

Merci d'adresser votre dossier de candidature, en joignant les documents
suivants : CV détaillé et lettre de motivation (visée par votre hiérarchie N+1 et N+2 pour les candidats internes).
Poste ouvert aux personnes en situation de handicap par l’application de l’article 352-4 du Code Général de la Fonction Publique. Recrutement également possible en CDD jusqu’à 3 ans renouvelable une fois pour les contractuels (non titulaires d’un concours de la Fonction Publique).